ARCHIVNÍ SPRÁVA
Každá organizace ze zákona třídí dokumenty do kategorií s určenou skartační lhůtou a způsobem nakládání po jejím uplynutí. Na těchto stránkách najdete vysvětlení toho, jak SSP funguje, jaký má smysl a jak vypadá v praxi.
Jak to funguje
Spisový a skartační plán (SSP) je dokument, který třídí veškeré dokumenty organizace do věcných skupin (kategorií). Každé skupině přiřazuje tzv. skartační znak (A, S nebo V) a skartační lhůtu — tedy jak dlouho musí být dokument uchován.
Lhůta říká, kolik let musí být dokument uchován od uzavření spisu nebo od konce roku vzniku. Teprve po uplynutí lhůty lze dokument zahrnout do skartačního návrhu a předat k výběru archivu.
Jednou ročně probíhá skartační řízení. Organizace sestaví návrh dokumentů, jejichž lhůta uplynula. Státní oblastní archiv vybere archiválie pro trvalé uchování — zbytek lze skartovat (fyzicky zničit nebo bezpečně smazat).
Povinnost vést SSP vyplývá ze zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě. Zákon se vztahuje na organizace vedené v obchodním rejstříku i na veřejnoprávní původce. Porušení povinností může být sankcionováno.
Archiválie — trvalá hodnota
Dokument má trvalou historickou nebo správní hodnotu. Po skartačním řízení bude předán do Státního archivu k trvalému uchování.
Skartace
Po uplynutí skartační lhůty bude dokument navržen ke skartaci (trvalé fyzické nebo elektronické zničení), pokud archiv neurčí jinak.
Výběr
O osudu dokumentu rozhodne Státní oblastní archiv při skartačním řízení — část nabídne k trvalému uchování, zbytek povolí ke skartaci.
Příklad uspořádání věcných skupin a skartačních režimů typické organizace dle zákona č. 499/2004 Sb.
| Sp. znak | Věcná skupina — druh dokumentu | SK znak | SK lhůta |
|---|---|---|---|
| 1 | Řízení a správa organizace | ||
| 1.1 | Zakládací dokumenty, statut, organizační řád | A | trvale |
| 1.2 | Výroční zprávy a zprávy o činnosti | A | trvale |
| 1.3 | Zápisy z jednání vedení, porady vedoucích | A | trvale |
| 1.4 | Vnitřní předpisy, směrnice, nařízení | A | trvale |
| 1.5 | Pracovní řád a jeho změny | S | 10 let |
| 2 | Kontrolní a auditní činnost | ||
| 2.1 | Zprávy z interního auditu | S | 10 let |
| 2.2 | Zprávy z externích kontrol a auditů | S | 10 let |
| 2.3 | Stížnosti, podněty, jejich evidence a vyřízení | S | 5 let |
| 2.4 | Výsledky veřejnosprávní kontroly | A | trvale |
| 3 | Personalistika a pracovněprávní agendy | ||
| 3.1 | Osobní spisy zaměstnanců a evidence zaměstnanců | S | 45 let |
| 3.2 | Mzdové listy, výplatní pásky, evidenční listy důch. poj. | S | 30 let |
| 3.3 | Docházkové záznamy a výkazy práce | S | 5 let |
| 3.4 | Kolektivní smlouvy | A | trvale |
| 4 | Finance, účetnictví a rozpočet | ||
| 4.1 | Roční účetní závěrky a výroční finanční zprávy | A | trvale |
| 4.2 | Faktury přijaté a vydané, dodací listy | S | 10 let |
| 4.3 | Bankovní výpisy a platební příkazy | S | 10 let |
| 4.4 | Pokladní doklady a pokladní knihy | S | 5 let |
| 4.5 | Rozpočty a rozpočtová opatření | S | 10 let |
| 5 | Smlouvy a veřejné zakázky | ||
| 5.1 | Smlouvy — trvalá hodnota (investice, koncese) | A | trvale |
| 5.2 | Smlouvy o dílo a obchodní smlouvy | S | 10 let |
| 5.3 | Zadávací dokumentace veřejných zakázek | S | 10 let |
| 5.4 | Nabídky, odmítnuté smlouvy | S | 5 let |
| 6 | Technická správa a provoz | ||
| 6.1 | Projektová dokumentace staveb trvalé hodnoty | A | trvale |
| 6.2 | Revizní zprávy, technické protokoly | S | 10 let |
| 6.3 | Provozní a servisní deníky | S | 5 let |