NÁVODY
Podrobné návody k práci se spisovou službou — od přihlášení po vyřízení dokumentu a odeslání zásilky. Celkem 50 kapitol.
Nejčastější pracovní postup
Doručení
E-podatelna / listinné
Zaevidovat
Vytvořit dokument
Převzít
Sekce K převzetí
Označit k vyřízení
Změnit stav
Rozhodnutí
Nepřísluší mi
Odmítnout → vrátí se
Odpovědět
Výpravna → odeslat
Uzavřít
Vyřídit → do spisovny
Přihlášení a prostředí
Otevřete webový prohlížeč a zadejte adresu Spisovky. Na přihlašovací stránce zadejte své uživatelské jméno a heslo. Volitelně zaškrtněte 'Zapamatovat na tomto počítači'. Po přihlášení se zobrazí poslední stránka, na které jste byli před odhlášením — nejčastěji seznam dokumentů.
Přihlášení a prostředí
Rozhraní je rozděleno do čtyř hlavních modulů: Spisová služba (k převzetí, seznam dokumentů, spisy), E-podatelna (příchozí zprávy z datové schránky), Výpravna (odesílání zpráv) a Jmenný rejstřík (správa adresátů). V pravém horním rohu naleznete jméno přihlášeného uživatele a tlačítko odhlášení.
Přihlášení a prostředí
Klikněte na své jméno vpravo nahoře. Zobrazí se možnosti: přepnutí organizační jednotky, nastavení profilu (informace o uživateli, změna hesla), nastavení upozornění na lhůty a nastavení zastupování v nepřítomnosti — například při dovolené nebo nemoci.
Přihlášení a prostředí
Pokud jste přiřazeni k více organizačním jednotkám (OJ), můžete mezi nimi přepínat. Klikněte na své jméno vpravo nahoře → Změnit organizační jednotku. Vyberte ze seznamu dostupných OJ. Po přepnutí se změní kontext zobrazovaných dokumentů a spisů — vždy pracujete jen v rámci aktivní OJ.
Přihlášení a prostředí
Před odchodem na dovolenou nebo delší nepřítomností nastavte zastupujícího pracovníka. Jděte do Nastavení → Zastupování v nepřítomnosti. Zadejte datum začátku a konce nepřítomnosti a vyberte zastupujícího uživatele. Po dobu nepřítomnosti uvidí zástupce vaše dokumenty a může je vyřizovat vaším jménem.
Přihlášení a prostředí
Systém může automaticky zasílat e-mailová upozornění na blížící se lhůty k vyřízení. Jděte do Nastavení → Upozornění a zaškrtněte požadované notifikace: blížící se lhůta vyřízení, přidělení nového dokumentu, spuštění workflow schválení nebo přenos dokumentu. Upozornění přijdou na vaši e-mailovou adresu.
Přihlášení a prostředí
Sloupce v každém seznamu (dokumenty, spisy, e-podatelna) si můžete přizpůsobit. Klikněte na ikonu ozubeného kola nebo nastavení sloupců u záhlaví tabulky. Zaškrtněte sloupce, které chcete zobrazit, a zrušte ty, které nepotřebujete. Nastavení se uloží pro váš účet.
K převzetí
Sekce K převzetí zobrazuje dokumenty a spisy, které vám přidělil nadřízený nebo kolega. Pro převzetí jednoho dokumentu klikněte na číslo jednací — zobrazí se detail dokumentu. Klikněte na tlačítko Převzít. Chcete-li převzít více dokumentů najednou, zaškrtněte checkboxy u vybraných a použijte hromadné tlačítko Převzít.
K převzetí
Pokud dokument nepatří do vaší agendy, máte možnost jej odmítnout. Klikněte na Odmítnout a do poznámky uveďte důvod odmítnutí. Odmítnutý dokument zůstane ve vlastnictví původního vlastníka. U hromadného odmítnutí je uvedení důvodu povinné.
Seznam dokumentů
Seznam dokumentů zobrazuje veškerou agendu vaší organizační jednotky. Sloupce lze řadit kliknutím na záhlaví. Počet zobrazených položek na stránce nastavíte v pravém dolním rohu. Mezi stránkami listujete tlačítky pro přechod na další/předchozí stránku nebo zadáním čísla stránky.
Seznam dokumentů
Pro filtrování klikněte na ikonu filtru v záhlaví sloupce nebo použijte vyhledávací pole v patičce tabulky. Lze filtrovat podle stavu dokumentu, data, odesílatele, věci nebo střediska. Pro komplexní vyhledávání použijte funkci Vyhledávání (popsáno v dalším kroku). Data ze seznamu exportujete tlačítkem Export — výsledek je soubor XLSX.
Seznam dokumentů
Pokročilé vyhledávání spustíte kliknutím na ikonu lupy nebo přes menu Vyhledávání. Můžete kombinovat kritéria: číslo jednací, věc (celý text nebo část), datum doručení (od–do), odesílatel, stav, typ dokumentu, spisový znak, skartační lhůta nebo vlastník. Výsledky vyhledávání lze uložit jako oblíbený filtr pro opakované použití.
Seznam dokumentů
Zaškrtnutím checkboxů u více dokumentů a kliknutím na hromadnou akci v horní liště můžete: hromadně předat dokumenty, hromadně změnit stav, exportovat výběr nebo tisknout. Pomocí checkboxu v záhlaví označíte nebo odznačíte všechny dokumenty na aktuální stránce.
Detail dokumentu
Detail dokumentu otevřete kliknutím na číslo jednací v seznamu. Detail je rozdělen do záložek: Dokument (základní metadata), Přílohy (přiložené soubory), Subjekty a Vypravení (odesílatel/adresát), Schvalování (workflow schválení) a Křížové odkazy (vazby na jiné dokumenty/spisy).
Detail dokumentu
Na detailu dokumentu klikněte na tlačítko Upravit (tužka). Editovatelná pole: věc, popis, datum doručení, lhůta k vyřízení, způsob doručení, číslo jednací odesílatele, forma dokumentu (analogový/digitální), počet listů a příloh. Po dokončení klikněte na Uložit. Při editaci je dokument uzamčen — ostatní uživatelé vidí červený zámek.
Detail dokumentu
Na záložce Přílohy nahrávejte soubory tlačítkem Přidat přílohu. Podporované formáty: PDF, PDF/A, DOCX, XLSX, PNG, JPG, XML a další. Každá příloha má vlastní název a popis. Přílohy lze stáhnout jednotlivě nebo všechny najednou jako ZIP archiv. Přílohy nelze mazat u uzavřených dokumentů.
Detail dokumentu
Pro dlouhodobou archivaci lze přílohu převést do formátu PDF/A (archivní PDF). Na záložce Přílohy klikněte na ikonu konverze u dané přílohy. Systém vytvoří novou přílohu ve formátu PDF/A — původní soubor zůstane zachován. Konverze zajišťuje, že dokument bude čitelný i za mnoho let bez závislosti na původním softwaru.
Detail dokumentu
U elektronicky doručených dokumentů se na záložce Přílohy nebo Vlastnosti zprávy zobrazuje informace o elektronickém podpisu. Klikněte na ikonu podpisu pro zobrazení detailu — certifikát, platnost, vydavatel. Zelená ikona = podpis platný, červená = podpis neplatný nebo exspirovaný. Tuto informaci je důležité zkontrolovat u datových zpráv.
Detail dokumentu
Křížové odkazy slouží k propojení souvisejících dokumentů nebo spisů. Na záložce Křížové odkazy klikněte na Přidat odkaz, zadejte číslo jednací nebo název a vyberte ze nabídnutých výsledků. Odkaz vytvoří obousměrnou vazbu — z obou dokumentů je pak vidět jejich vzájemná souvislost.
Detail dokumentu
Pro osobní organizaci práce lze dokumenty a spisy označit barevnou značkou (barvou štítku). Klikněte na ikonu barvy v detailu dokumentu a vyberte barvu. Barevné označení je viditelné jen vám — ostatní uživatelé ho nevidí. Označení pomáhá rychle rozlišit prioritní nebo zvláštní dokumenty v seznamu.
Detail dokumentu
Některé typy dokumentů mají speciální doplňková pole (např. číslo smlouvy, číslo faktury, SPZ vozidla). Tato pole se zobrazí automaticky po zvolení příslušného typu dokumentu. Vyplňte požadované hodnoty a uložte. Doplňková metadata umožňují podrobnější evidenci a lepší vyhledávání v pokročilém vyhledávání.
Detail dokumentu
Je-li aktivní modul OCR, systém automaticky rozpozná text v naskenovaných PDF přílohách. Rozpoznaný text pak lze prohledávat v pokročilém vyhledávání. Na záložce Přílohy se u OCR zpracovaných souborů zobrazuje ikona textu — kliknutím zobrazíte rozpoznaný obsah. Usnadňuje práci s naskenovanými papírovými dokumenty.
Detail dokumentu
Na detailu dokumentu klikněte na Tisknout pro tisk detailu dokumentu nebo obálkového štítku. Štítek obsahuje číslo jednací a QR kód pro rychlé naskenování. Je-li k dispozici tiskárna Zebra, lze tisknout samolepící štítky přímo z aplikace — využijte Tisk štítku (Zebra). Tisk obálkového štítku usnadňuje fyzické zpracování listinné zásilky.
Vložení do spisu
Na detailu dokumentu najděte pole Spisová značka a klikněte na Vložit do spisu. Zobrazí se formulář pro výběr spisu — začněte psát název nebo číslo spisu a systém nabídne odpovídající výsledky. Po výběru spisu se dokumentu přidělí číslo jednací a zobrazí se odkaz na daný spis.
Vložení do spisu
Při vkládání dokumentu do spisu klikněte na Nový spis. Vyplňte: název věci, typ spisu, organizační jednotku a vlastníka. Spis dostane automaticky přidělenou spisovou značku. Do nově vytvořeného spisu bude zároveň vložen aktuální dokument.
Předání dokumentu
Na detailu dokumentu klikněte na Předat. Zadejte pokyny pro oběh dokumentu (volitelně). Do pole Předat začněte psát jméno uživatele nebo název organizační jednotky — systém nabídne shody. Po výběru příjemce klikněte na Potvrdit. Příjemce uvidí dokument v sekci K převzetí.
Předání dokumentu
Pokud jste dokument předali omylem, klikněte na Zrušit předání — dokument se vrátí do vašeho vlastnictví (je to možné jen do doby, než příjemce dokument převezme). Příjemce může dokument odmítnout tlačítkem Odmítnout a uvést důvod — dokument se vrátí původnímu vlastníku.
Vyřízení dokumentu
Dokument prochází těmito stavy: Nový (právě přijatý) → Vyřizuje se (označen k vyřízení, kliknutím na Označit k vyřízení) → Vyřízený (po uzavření) → Předán do spisovny → Znepřístupněn. Dokument ve stavu Nový je třeba nejprve označit k vyřízení — teprve pak se zpřístupní tlačítka pro práci s ním.
Vyřízení dokumentu
Po dokončení agendy klikněte na Vyřídit. Systém zapíše datum vyřízení a změní stav dokumentu. U dokumentů ve spisu se zobrazí tlačítka pro vyřízení a uložení spisu. Vyřízený dokument nelze dále editovat — opětovné otevření je možné pouze se speciálním oprávněním.
Schvalování
U dokumentů vyžadujících schválení nadřízeného nebo pověřené osoby klikněte na záložce Schvalování na Přidat workflow. Vyberte schvalovací šablonu (seznam schvalovatelů je předdefinován administrátorem). Po spuštění workflow obdrží schvalovatelé automatické upozornění. Dokument nelze vyřídit, dokud workflow není dokončen.
Schvalování
Jako schvalovatel obdržíte e-mailové upozornění nebo uvidíte dokument ve svém seznamu. Otevřete dokument → záložka Schvalování → klikněte na Schválit nebo Zamítnout. Při zamítnutí je povinné uvést důvod. Autor dokumentu obdrží notifikaci o výsledku schválení a může provést úpravy nebo znovu zahájit schválení.
Schvalování
Spis (nikoli jednotlivý dokument) může být odeslán ke schválení pověřené osobě. V detailu spisu klikněte na Odeslat ke schválení a vyberte schvalovatele. Schvalovatel vidí celý obsah spisu, všechny dokumenty i přílohy, a může spis schválit nebo odmítnout s komentářem.
E-podatelna
V menu E-podatelna → Nové zprávy uvidíte zprávy doručené do datové schránky. Kliknutím na Zkontrolovat schránku vyvoláte ruční stažení nových zpráv (automaticky se stahují v pravidelných intervalech). Každá zpráva zobrazuje odesílatele, věc, datum doručení a stav zpracování.
E-podatelna
Na detailu příchozí zprávy klikněte na Zaevidovat do spisové služby. Vyplňte nebo upravte věc dokumentu, přiřaďte organizační jednotku a určete, zda jde o příchozí nebo vlastní typ. Po potvrzení se zpráva přesune do Příchozích zpráv a vytvoří se záznam v evidenci dokumentů.
E-podatelna
Zprávu, která nesplňuje technické nebo formální požadavky (chybný formát, poškozená příloha, nesrozumitelný obsah), lze odmítnout. Klikněte na Odmítnout, zvolte důvod a potvrďte. Odesílateli bude automaticky odeslána notifikace o odmítnutí.
E-podatelna
V sekci Nové zprávy lze odmítnout více zpráv najednou. Zaškrtněte checkboxy u zpráv, které chcete odmítnout, a klikněte na Hromadně odmítnout. Systém požaduje zadání důvodu odmítnutí, který bude použit pro všechny vybrané zprávy. Tato funkce se hodí pro odmítnutí spamu nebo hromadně chybně doručených zpráv.
E-podatelna
Sekce Monitoring → Stahování dávek zpráv zobrazuje historii automatických stažení zpráv z datové schránky. Pokud se nějaká zpráva nepodařila stáhnout, zobrazí se v Nestažené datové zprávy nebo Nestažené e-maily. U každé chyby je uveden důvod selhání. Kontaktujte administrátora, pokud se chyby opakují.
Výpravna
V menu Výpravna → K odeslání → Datové zprávy najdete dokumenty připravené k vypravení datovou schránkou. Zkontrolujte příjemce (ID datové schránky), připojte přílohy (max. doporučená velikost 20 MB) a klikněte na Odeslat. Systém potvrdí doručení a uloží dodejku ke spisu.
Výpravna
V menu Výpravna → K odeslání → E-mailové zprávy vyberte zprávy určené k odeslání e-mailem. Zkontrolujte nebo doplňte e-mailovou adresu příjemce. Zprávy jsou odesílány ze systémové e-mailové adresy organizace. Po odeslání se záznam přesune do sekce Odeslané.
Výpravna
Listinné zásilky evidujete v sekci Výpravna → K odeslání → Listinné podání. Po zpracování zásilek vytvoříte Podací arch — tiskový výstup pro Českou poštu. Podací archy slouží jako doklad o podání. Evidenční lístky a dekádní výkazy najdete v sekci Poštovní výkazy.
Výpravna
Zásilky určené k osobnímu předání (nikoli poštou ani datovou schránkou) se evidují v sekci Výpravna → K odeslání → Osobní převzetí. Po fyzickém předání zásilky příjemci tuto skutečnost potvrďte v systému kliknutím na Potvrdit osobní převzetí. Záznam o předání se uloží a přesune do sekce Odeslané.
Spisy
V menu Spisová služba → Spisy zobrazíte seznam všech spisů ve vaší OJ. Spisy lze filtrovat a řadit stejně jako dokumenty. Kliknutím na spisovou značku otevřete detail spisu. Pro hromadné operace zaškrtněte spisy a použijte hromadné akce v horní liště.
Spisy
Detail spisu obsahuje záložky: Informace o spisu (věc, stav, vlastník, skartační znak), Dokumenty (seznam všech dokumentů ve spisu), Subjekty (odesílatel/adresát), Křížové odkazy a Uživatelské poznámky. Dokumenty ze spisu lze vyjmout kliknutím na dokument a volbou Vyjmout ze spisu.
Spisy
Na záložce Poznámky v detailu spisu si můžete zanechat interní poznámky viditelné jen pro vás nebo pro celou organizační jednotku. Klikněte na Nová poznámka, napište text a zvolte viditelnost. Poznámky slouží k osobnímu zápisku, připomínkám nebo sdílení informací v rámci týmu — nejsou součástí úředního záznamu.
Spisy
Spis uzavřete, pokud je veškerá agenda daného případu dokončena. V detailu spisu klikněte na Uzavřít spis. Uzavřený spis pak předejte do spisovny tlačítkem Předat do spisovny — vyplňte skartační lhůtu a skartační znak dle SSP. Od tohoto okamžiku spis spravuje pracovník spisovny a po uplynutí lhůty proběhne skartace.
Spisy
Typový spis je předem definovaná šablona pro opakující se agendu (např. smlouvy, faktury daného roku). V menu Typové spisy najdete přehled šablon. Díly typového spisu rozdělují obsah do časových období. Do dílu vytvoříte nové spisy nebo do něj vkládáte dokumenty. Typový spis má vlastní historii změn.
Jmenný rejstřík
V Jmenném rejstříku spravujete odesílatele a adresáty. Nový subjekt přidáte tlačítkem Nový subjekt — vyplňte jméno, adresu, IČO, datovou schránku nebo e-mail. Systém automaticky vyhledá v ISDS. Subjekty lze importovat z CSV souboru nebo exportovat pro zálohu.
Jmenný rejstřík
Adresní skupina je seznam předem definovaných příjemců, kterým se zásilka odesílá najednou (hromadné odeslání). V Jmenném rejstříku → Adresní skupiny klikněte na Nová adresní skupina, pojmenujte ji a přidejte subjekty. Při odesílání dokumentu pak stačí vybrat skupinu místo zadávání každého příjemce zvlášť.
Sestavy a export
V sekci Sestavy naleznete předdefinované reporty: přehled dokumentů za období, přehled po organizačních jednotkách, přehled lhůt k vyřízení nebo transakční protokol. Každou sestavu lze zobrazit na obrazovce nebo exportovat jako PDF či Excel. Transakční protokol zaznamenává veškeré operace v systému.
Sestavy a export
V sekci Zprávy (ikona zvonku nebo obálky v menu) najdete všechna systémová upozornění: oznámení o přidělení dokumentu, výsledek schvalování, upozornění na blížící se lhůtu nebo chyba při odesílání zprávy. Nepřečtené zprávy jsou zvýrazněny. Kliknutím na zprávu se dostanete přímo k danému dokumentu.